Calidad de Datos

La Calidad de Datos, consiste en que la información capturada sea consistente con el producto al que hace referencia. Es por ello que, antes de incluir la información de un producto en el Catálogo Electrónico es necesario cerciorarse que la misma posea Datos de calidad.

GS1 Panamá, también ofrece el servicio de Comprobación de Datos, en el que un equipo de especialistas en Calidad de Datos verifica que la información de sus productos sea consistente y cumpla con las especificaciones definidas por el estándar.

De igual forma, el servicio también contempla fotografías de sus productos. A todo este proceso le llamamos “maquila de productos”.

Para hacer uso del servicio de Calidad de Datos de GS1 Panamá, contáctanos al teléfono (507) 236-7907 o al correo info@gs1pa.org

Comprobación de datos

Ciertamente, alinear y sincronizar la información entre los dueños de los productos (publicadores) y sus socios comerciales (suscriptores) por si solo no es suficiente.

Se considera vital que,  la información compartida, tanto de sus unidades comerciales como logísticas, mantenga una calidad que evite riesgos al momento de utilizar los datos en procesos como Órdenes de compra, Altas de nuevos productos, Mantenimiento de datos, Optimizar espacio en anaquel o en el camión, entre otros.

Es por ello que, desde hace varios años en GS1 se habilitó el Servicio de Comprobación de Datos, el cual consiste en validar que la información “virtual” o “catalogada” coincida con las características físicas del producto y que estás cumplan con las reglas de medición y asignación globales.

Los requisitos para gozar de este servicio son:

  • Ser asociado activo de GS1 Panama.
  • Dar de alta los datos de uno o varios productos en el catálogo electrónico.
  • Tomar el curso de Calidad de Datos de GS1 Panama.
  • Haber sometido a comprobación los productos que requiera se analicen.
  • Concertar la cita con GS1 Panama. El servicio se lleva a cabo en las oficinas de GS1  o en las instalaciones de su empresa.
  • Entregar los productos finales en la fecha acordada, con su código de barras (GTIN) impreso.
  • Conocer y apegarse a las políticas del servicio (ejemplo: motivos para no recibir los productos). Estas se notifican al momento de concertar la cita.

Carga de datos

Asimismo, la carga o maquila de la información de los productos al catálogo electrónico es una tarea laboriosa, rutinaria y de mucha precisión. No todas las empresas tienen el tiempo y los recursos para realizarla.

Por consiguiente, a solicitud del mercado Panameño se creó en GS1 un servicio que realizara estas labores.

Para resumir, el servicio consiste en que técnicos de GS1 realicen la carga/captura de la información en el catálogo electrónico Syncway a partir de la medición y obtención de los datos del producto físico, así como acordar con la empresa los datos que no son visibles en el producto (ejemplo: si la unidad es facturable, ordenable, indicador de oferta armada, etc.).

Los requisitos para solicitar este servicio son:

  • Ser asociado activo de GS1 Panama.
  • Ser usuario del catalogo electrónico.
  • Tomar el curso de Calidad de Datos de GS1 Panama.
  • Revisar y entregar firmado a GS1 el Contrato Carga de Información firmado (aplica sólo en la primera cita del servicio).
  • Conocer y entregar firmado a GS1 el Límite de Responsabilidades (en hoja con membrete de su empresa).
  • Entregar al servicio de medición el listado de productos (con USUARIO y CONTRASEÑA para acceso a Catálogo Electrónico).
  • Comprobante de pago de cuota de recuperación.
  • Contar con los productos finales con su código de barras (GTIN) impreso.
  • Concertar la cita con GS1 Panama. El servicio se lleva a cabo en las oficinas de GS1  o en las instalaciones de su empresa.
  • Conocer y apegarse a las políticas del servicio (ejemplo: motivos para no recibir los productos). Éstas se notifican al momento de concertar la cita.

Captura de imágenes

Del mismo modo, resulta atractivo un servicio reciente y de gran interés para nuestros asociados  como lo es la Captura de Imágenes, el cual consiste en tomar un set de fotos del producto con equipo profesional, realizar una edición de las imágenes y por último subirlas al catálogo electrónico, donde estarán disponibles para la empresa dueña el producto, que a su vez lo puede publicar a las cadenas comerciales.

Así que, el set se compone de imágenes para fines de planogramación (herramienta para optimizar acomodo en anaquel) y para marketing del producto.

Puede requerir este servicio, cumpliendo con los siguientes requisitos:

  • Ser asociado activo de GS1 Panama.
  • Ser usuario del catalogo electrónico y asegurarse que sus productos estén previamente catalogados y comprobados.
  • Tomar el curso de Calidad de Datos de GS1 Panama.
  • Concertar la cita con GS1 Panama. El servicio se lleva a cabo únicamente en las instalaciones de GS1
  • Entregar los productos finales en la fecha acordada, con su código de barras (GTIN) impreso.
  • Contar con los productos finales con su código de barras (GTIN) impreso.
  • Conocer y apegarse a las políticas del servicio (ejemplo: motivos para no recibir los productos). Estas se notifican al momento de concertar la cita.

Marco de calidad de datos (Data Quality Framework, DQF)

El Marco de Calidad de Datos, proporciona un sistema de gestión que valida la existencia y eficacia de un proceso de negocios para la administración de los datos compartidos en el catálogo electrónico, al mismo tiempo que, incluye un procedimiento de inspección física para validar los atributos de un producto.

Como resultado, el Marco de Calidad de Datos (en inglés Data Quality Framework, DQF) fue desarrollado como una solución neutral y estandarizada que ayuda a los socios comerciales a colaborar de manera eficiente y obtener beneficios de la buena calidad de datos, independientemente de su tamaño, sector o actividad.

En tal sentido, para las empresas interesadas en validarse en este Modelo de operación, GS1 Panamá pone a su disposición dos herramientas de soporte para validar la calidad de datos de sus productos (adicionales a los cursos, documentos y asesorías), los cuales puede requerir una vez que ya tenga implementado un Sistema de Gestión de Calidad de Datos.

Las herramientas son:

  • Herramienta de autoevaluación: cuestionario disponible para asociados activos en GS1 Panamá que permite a las empresas valuar su grado de cumplimiento en el Marco de Calidad de Datos.

De modo que, conforme a los resultados obtenidos, la empresa podrá optar por diseñar un plan para mejorar su sistema o someter a su empresa a un proceso de inspección (auditoría) con GS1 para confirmar tanto internamente como a socios comerciales la calidad de datos de sus productos.

  • Inspección / Auditoría de productos: Tiene como objetivo principal el demostrar que existe consistencia entre el resultado de la auto-evaluación de procesos de la compañía y los datos maestros de una muestra representativa de sus productos, en términos de precisión, consistencia y apego a estándares de la industria (del Sistema GS1).

Entonces, se presta el servicio a aquellas empresas que tengan un nivel del 80% o más de conformidad en su auto – evaluación y busquen ser evaluadas por GS1, mediante el procedimiento operativo de Comprobación de datos, pero únicamente a una muestra del total de sus productos cargados en el catálogo electrónico.

Finalmente, los servicios en DQF están diseñados para empresas que puedan estructurar un departamento encargado exclusivamente de diseñar, gestionar y controlar los procesos de calidad para tener datos siempre alineados y sincronizados bajo las reglas globales de GS1.

Calidad de Datos