eCom Comercio Electrónico

eCom Comercio Electrónico se refiere al proceso la venta, distribución, mercadeo de bienes y servicios por medios electrónicos.

Por ejemplo, existe una gran diversidad de formas de hacer transacciones por medios electrónicos, siendo el “EDI” o Intercambio Electrónico de Datos, la forma para que dos o más empresas (comprador y proveedor), realicen sus transacciones comerciales en un ambiente también conocido como “B to B”.

El sistema GS1 incluye una serie de estándares globales desarrollados para lograr un comercio electrónico eficiente a través de la creación de eCom, como resultado los mensajes estandarizados permiten una rápida, eficiente y acertada transmisión electrónica de datos.

Sin duda alguna, los empresarios del mundo se enfrentan a la necesidad de optimizar el flujo de información con sus socios de negocio. Sin embargo, la tradicional manera de transmitir información entre las partes por medios como teléfono o fax presenta un alto nivel de ineficiencia, inexactitud y posibilidades de error. Un mercado globalizado y altamente exigente no le da oportunidades de equivocarse a los empresarios.

Por consiguiente, estos mensajes están basados en los componentes:

  • GS1 EANCOM
  • GS1 XML

¿Qué es el Intercambio Electrónico de Datos “EDI”?

“EDI” es el Intercambio Electrónico de Documentos comerciales en formato electrónico, entre las aplicaciones informáticas de empresas relacionadas comercialmente.

“EDI” permite intercambiar por medio de Internet, documentos comerciales electrónicos, mediante mensajes acordados y estandarizados internacionalmente, entre dos o más computadoras de varias empresas y con una mínima intervención manual y eliminando las grandes cantidades de papel que se genera en cada transacción comercial.

La finalidad de “EDI” es administrar el flujo de información en la cadena de abastecimiento de un producto o servicio, por medio de la comunicación de información estructurada de computadora a computadora, de aplicación a aplicación, sin intervención humana y sin papeles; entre empresas, instituciones o individuos.

El “EDI – B2B” se basa en la utilización de mensajes estándares, asegurando que todos los participantes utilicen un lenguaje común.

El Estándar de Mensajes para Comercio Electrónico: ÜDIFACT y EDI/XML

Como herramienta facilitadora del Comercio Electrónico, desde el año 1987, las oficinas EAN desarrollaron el UN/EDIFACT que es el único estándar avalado por Naciones Unidas para el Intercambio Electrónico de Datos y administrado por las oficinas EAN a nivel mundial. “UN” viene de United Nations, EDIFACT significa Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport).

Los mensajes UN/EDIFACT son la trascripción mundial de más de 200 mensajes comerciales a formato electrónico, que hoy día se usan diariamente para realizar todas las transacciones entre socios de negocios.

Ejemplos de mensajes: orden de compra, factura, manifiestos de carga, reportes de inventarios notas de crédito y debito, etc.

Otro estándar emergente es el EDI/XML, que a diferencia del EDIFACT, es mucho más simple para efectos de programación.

Este es un estándar muy reciente (2001), por lo que solamente se han liberado a nivel mundial 5 mensajes dentro de los cuales está la orden de compra, factura simple, datos de productos, etc.

Formatos para desarrollar el EDI en Panamá

Dentro del EDI podemos identificar dos formas para realizar este nuevo proceso de hacer negocios:

EDI Automático: Con este podemos lograr una automatización total del proceso de recibo y envío de mensajes, y está totalmente integrado con los Sistemas de Gestión o “ERP”. Por ejemplo, cuando llega una orden de compra, esta se interfasa con los sistemas de facturación quedando como un pedido pendiente de tramitar y se pueden realizar las validaciones que consideren necesarias antes de generar la factura definitiva (como límites de crédito, precios y descuentos correctos, códigos de productos correctos, envíos de correos a los ejecutivos de cuenta o personas encargadas, etc). Esta opción es la que se recomienda si tenemos un volumen que lo amerita, o si realmente deseamos obtener todos los beneficios de la automatización de procesos dentro de la compañía, por medio del Intercambio Electrónico de Datos.

El Web EDI: es una página donde la empresa compradora o proveedora debe ingresar a un sitio en Internet para recibir o generar sus órdenes de compra. Se procede a imprimir la orden de compra para luego ingresarla de manera manual al sistema de pedidos o de facturación de la empresa proveedora. Este esquema es para aquellas empresas muy pequeñas, sin sistemas internos y de bajo volumen de transacciones.

Beneficios

  • Información transmitida de una manera rápida, eficiente y segura.
  • Disminución de Costos: Se reduce significativamente el volumen de papel, lo que se traduce en ahorros administrativos.
  • Transacciones más rápidas: Grandes volúmenes de datos pueden ser comunicados en poco tiempo, permitiendo respuestas más rápidas que se traducen en mayor satisfacción del consumidor final.
  • Mejoras en la seguridad: EDI elimina los errores inevitables resultantes del ingreso manual de datos.
  • Mejor administración logística e incremento de la productividad: El Comercio Electrónico permite a las compañías una mejor administración y control de la producción, las compras y las entregas.
    • Reducción del tiempo administrativo del comprador
    • Mejores decisiones del comprador
    • Más tiempo para que los vendedores “Vendan”, en lugar de recoger pedidos
    • Menos tiempo en la solución de discrepancias de órdenes / facturas.
    • Mejor información sobre el estado de la orden de compra.
    • Más oportunidades en compras alternativas.
    • Menor tiempo dedicado a la conciliación de diferencias / errores.
    • Menos devoluciones de productos.

¿Qué es la Factura Electrónica?

La Factura Electrónica es un documento, en soporte electrónico, que contiene los mismos datos que una factura en papel y que, además, dispone de validez legal. Desde GS1 Panamá, te ayudamos a ponerla en marcha con tus clientes y proveedores.

Los Principales Beneficios de la Factura Electrónica y EDI:

Reducción de costes

  • Ahorro de tiempo y personal en tareas que no aportan valor
  • Mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos
  • No necesitamos sellos, papel ni ensobrado
  • Archivado de las facturas de forma electrónica, evitando archivar el papel

Mayor disponibilidad de los datos

  • Transmisión electrónica (EDI)
  • Automatización e integración de los datos
  • Los datos no contienen errores
  • Integridad del contenido y seguridad de la identidad del emisor (muy difícil suplantar la identidad)